DeCA: qué es, cuándo es obligatorio y cómo activar el módulo
Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control del transporte de mercancías es digital. Qué exige la norma, a quién obliga, quién responde de cada dato y cómo dejar el módulo listo: numeración, vehículos y conservación.
- 1 Qué es el DeCA y desde cuándo es obligatorio
- 2 A qué transportes se aplica y cuáles están exentos
- 3 Quién responde de cada dato
- 4 Activa el módulo
- 5 Configura la numeración y tu papel habitual
- 6 Da de alta tus vehículos
Qué es el DeCA y desde cuándo es obligatorio
El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es el documento de control que debe acompañar a cada transporte público de mercancías por carretera, regulado por la Orden FOM/2861/2012. La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible obliga a que sea digital desde el 5 de octubre de 2026, y la Resolución de 5 de junio de 2026 fija cómo debe ser:
- un PDF generado digitalmente (no escaneado) de menos de 5 MB, con fecha y hora de generación en sus metadatos;
- un código QR dentro del PDF con una URL única y segura (HTTPS) que, al escanearla, descarga el PDF directamente, sin usuario, contraseña ni pantallas intermedias;
- generado antes de que empiece el transporte y entregado al conductor;
- conservado durante al menos un año, con trazabilidad de cualquier cambio.
No hace falta firmarlo ni comunicarlo a ningún registro del Ministerio: FactuGesa genera el documento, lo aloja en su repositorio y lo sirve al inspector cuando escanea el QR.
A qué transportes se aplica y cuáles están exentos
Se aplica al transporte público de mercancías por carretera dentro de España (incluido el cabotaje), con un DeCA por cada envío que tenga su contrato de transporte. Quedan fuera los transportes internacionales (se rigen por sus convenios, como la carta de porte CMR) y los exentos por la Orden:
- transportes que no necesitan título habilitante de la Administración;
- mudanzas;
- vehículos accidentados o averiados transportados en vehículos especiales;
- paquetería y reparto de pocos bultos que una persona puede manejar sola.
Si un transporte ya lleva carta de porte, documento ADR, de residuos o SANDACH con todos los datos obligatorios, ese documento puede hacer de DeCA, siempre que cumpla los mismos requisitos técnicos (PDF, QR, URL).
Quién responde de cada dato
La norma reparte la responsabilidad entre las dos partes del contrato, y conviene tenerlo presente al rellenar:
- Cargador contractual (quien contrata el transporte): sus propios datos, los del transportista, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía y las observaciones que incorpore.
- Transportista efectivo (titular de la autorización con la que se realiza el transporte): autorización especial de circulación cuando proceda, fecha del transporte, matrículas y sus observaciones.
Ambos responden de que el documento exista, de que vaya a bordo y de conservarlo un año. En FactuGesa cada observación se atribuye a quien la escribe y la actividad del documento registra quién hizo cada cosa y cuándo.
Activa el módulo
Entra en Módulos y activa DeCA – Documento de control de transporte; el precio depende de tu plan. Al activarlo aparece en el menú el grupo Transportes – DeCA con cuatro entradas: Documentos DeCA, Nuevo DeCA, Vehículos y Configuración DeCA.
Cualquier usuario de la empresa puede crear, emitir, entregar e iniciar documentos. Sustituir un DeCA emitido, cancelarlo y cambiar la configuración está reservado a gestores y propietarios.
Configura la numeración y tu papel habitual
En Configuración DeCA la numeración funciona como una serie de facturación: código de serie, ámbito de reinicio (por año, por mes o sin reinicio), próximo número y una plantilla de patrón con vista previa. El número identifica el documento pero no es el secreto del enlace: la URL del QR lleva su propio token.
Indica también qué suele ser tu empresa, transportista efectivo (opción por defecto) o cargador contractual: el formulario prellenará «Mi empresa» en ese lado. Y fija el cierre automático: cuántos días después de la fecha del transporte se da el servicio por finalizado sin que nadie pulse nada (2 por defecto; 0 = la misma noche).
Da de alta tus vehículos
En Vehículos pulsa Nuevo vehículo y registra las cabezas tractoras, remolques y rígidos de tu flota con su matrícula española (formato 1234 BCD, el provincial antiguo M 1234 AB, o R 1234 BCD en remolques), el tipo y una descripción. Se proponen al crear un DeCA, así que la matrícula se elige en lugar de teclearse.
Pulsa una fila para editar el vehículo; el menú ⋮ de la fila tiene Editar y Eliminar (borrar, solo gestores y propietarios). El interruptor Activo del formulario sirve para dejar de proponer un vehículo que ya no usas sin borrarlo; el icono de recargar, encima de la tabla, actualiza la lista si otro compañero acaba de añadir alguno.
