Conservación, archivo y auditoría del DeCA
Cuánto tiempo se conserva cada documento, qué pasa cuando el enlace público caduca o das de baja el módulo, cómo accede la contraparte a su copia y qué evidencias guarda FactuGesa para una inspección o una reclamación.
- 1 Un año desde el fin del servicio
- 2 Enlace de inspección y enlace de archivo
- 3 Si das de baja el módulo
- 4 Actividad y evidencias
- 5 Busca y filtra tus documentos
- 6 Protección de datos
Un año desde el fin del servicio
Cargador contractual y transportista efectivo deben conservar el DeCA al menos un año. FactuGesa guarda cada documento emitido con su PDF original y muestra en el detalle hasta cuándo se conserva: un año desde el fin del servicio (o desde la emisión, mientras el servicio siga abierto). Durante ese plazo es imposible borrarlo, ni siquiera desde la base de datos.
Enlace de inspección y enlace de archivo
Son dos cosas distintas:
- la URL del QR sirve para la inspección: funciona desde la emisión hasta 7 días después de finalizar o cancelar el servicio, y después se desactiva automáticamente;
- el enlace de archivo que recibe la contraparte por correo descarga el PDF durante toda la conservación, para que ella también cumpla su obligación.
Dentro de FactuGesa el documento se consulta y se descarga siempre, sin límite de días.
Si das de baja el módulo
Al desactivar el módulo los documentos no desaparecen: el apartado DeCA queda en modo consulta, con lista, detalle, descarga del PDF y QR, pero sin crear ni modificar. Tampoco se puede eliminar la empresa mientras tenga DeCA emitidos dentro del plazo de conservación.
Actividad y evidencias
La tarjeta Actividad de cada documento es su registro de auditoría: creación del borrador y cambios de datos, validación, emisión, PDF generado (con su huella), URL creada, cada entrega al conductor o a la contraparte, cada descarga (por un usuario, desde la URL pública con la IP enmascarada o desde el enlace de archivo), inicio y fin del servicio, sustitución, cancelación y desactivación del acceso público. Nada de esto se puede modificar ni borrar. El icono de actualizar de la tarjeta recarga la lista sin salir del documento, por ejemplo para ver una descarga del inspector que acaba de producirse.
Busca y filtra tus documentos
En Documentos DeCA, el botón Filtros filtra por estado (borrador, emitido, en tránsito, finalizado, sustituido, cancelado), por fechas de transporte y con el interruptor Pendientes de finalizar, que muestra los que siguen abiertos (normalmente solo los de los últimos días, porque el resto se cierra solo). Los filtros activos se muestran como etiquetas que se quitan con un clic. La búsqueda encuentra por número, cargador, transportista o matrícula, y el icono de recargar vuelve a consultar la lista.
Protección de datos
El PDF incluye solo los datos que exige la norma: los del conductor nunca se imprimen. La URL pública lleva un identificador aleatorio imposible de adivinar, no se indexa en buscadores, no se guarda en cachés y se desactiva cuando deja de ser necesaria. Al cumplirse el plazo de conservación, FactuGesa puede purgar los documentos a petición de la empresa, junto con sus registros de correo; hasta entonces, todo queda bajo su control.