Cómo anular o rectificar una factura con VERI*FACTU (sin romper la cadena)

Con VERI*FACTU, una factura emitida no se edita ni se borra: cada una deja un registro encadenado al anterior, y tocar uno rompería la cadena. Para corregir hay dos caminos, la anulación y la factura rectificativa con VERI*FACTU, y un caso especial, la sustitución de una simplificada por una completa. Elegir bien evita duplicar correcciones ante la AEAT y, sobre todo, evita rehacer lo que no hacía falta rehacer.

En una frase

Anular es comunicar a la AEAT que una factura no debió existir; rectificar es emitir otra factura, enlazada a la original, que corrige importes o conceptos. En ningún caso se borra ni se edita la factura emitida.

Por qué no se borra ni se edita una factura emitida

Mientras una factura es un borrador, puedes modificarla o eliminarla sin consecuencias: no tiene número definitivo ni registro. En el momento en que la emites, el programa le asigna número, genera su registro de facturación con la huella del registro anterior y lo comunica a la AEAT. Desde ahí es inmutable. Esa integridad e inalterabilidad es lo que exige el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, y es también lo que te protege: nadie puede alterar una factura sin dejar rastro.

Si vienes de facturar con plantillas, este cambio de mentalidad es el más importante. Lo desarrollamos en VERI*FACTU para autónomos.

Anular una factura: cuándo procede y qué ocurre

La anulación sirve cuando la factura no debió emitirse (cliente equivocado, factura de prueba, duplicado). No la borra: la factura pasa a estado anulada, se conserva en tu histórico y el programa envía a la AEAT un registro de anulación, que también se encadena. El número queda consumido y no se reutiliza.

Para que la anulación sea coherente ante la AEAT hay condiciones. En FactuGesa se comprueban antes de permitirla:

• El alta debe estar aceptada por la AEAT. Si sigue pendiente, espera; si fue rechazada, corrige y reenvía primero (más detalle en qué pasa si falla el envío).
• La factura no puede tener cobros registrados como pagados. Si la venta existió y hubo dinero, lo correcto es una rectificativa, no una anulación.
• La factura no puede tener ya una rectificativa emitida: anularla además duplicaría la corrección.
• Una factura emitida antes de activar VERI*FACTU no tiene registro en la AEAT, así que no se anula por esta vía: se corrige con una rectificativa.
• Hace falta un certificado digital válido, porque la anulación también se comunica.

La factura rectificativa con VERI*FACTU

La factura rectificativa está regulada en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 15). Es una factura nueva, con su propio número en una serie de rectificativas, que hace referencia a la original y corrige lo que haga falta. Con VERI*FACTU genera su propio registro, encadenado como cualquier otro.

Total o parcial

• Total: invierte todas las líneas de la original. Es el caso de una devolución completa.
• Parcial: solo la parte que se abona. Las líneas deben usar los mismos tipos de IVA (y de retención o recargo, si los hay) que la factura original, y no se puede abonar más de lo que queda pendiente de rectificar.

Una factura puede tener varias rectificativas parciales. En FactuGesa no se rectifica una rectificativa: si hace falta corregir más, se emite otra parcial sobre la original.

Tipos R1 a R5

El registro VERI*FACTU clasifica cada rectificativa con un tipo. En FactuGesa lo determina el motivo que eliges y el tipo de la factura original:

• R1: error fundado en derecho y supuestos del artículo 80.1 y 80.2 de la Ley del IVA.
• R2: concurso de acreedores (artículo 80.3).
• R3: créditos incobrables (artículo 80.4).
• R4: resto de causas (devoluciones, descuentos posteriores, errores de importe). Es el motivo por defecto.
• R5: rectificativa de una factura simplificada, sea cual sea el motivo.

Qué motivo aplica a tu situación es una cuestión fiscal: confirma tu caso con tu asesor.

Caso especial: de simplificada a completa (F3)

Un cliente que recibió una factura simplificada (sin NIF) te pide después una completa con sus datos. Aquí no procede anular ni rectificar: la simplificada estaba bien emitida. La vía es la factura de sustitución (F3): una factura completa, con los mismos importes en positivo y en una serie normal de facturas, que sustituye a la simplificada y la referencia ante la AEAT. La simplificada no se modifica ni se anula; solo queda marcada como sustituida para que la venta no se cuente dos veces. Requiere un cliente con NIF y solo admite una F3 por simplificada. Si vendes online, este flujo lo tienes explicado en facturas completas, simplificadas y abonos en PrestaShop.

Anular o rectificar: guía rápida

• La factura no debió existir y no se ha cobrado: anular.
• La venta existió pero hay un error de importe o concepto: rectificativa (R4 o el motivo que corresponda).
• Devolución total o parcial: rectificativa total o parcial.
• El cliente quiere sus datos en una simplificada ya emitida: sustitución F3.
• La factura es anterior a activar VERI*FACTU: rectificativa, nunca anulación.
• Ya hay una rectificativa emitida: no anules; si falta importe, otra parcial.

Cómo lo hace FactuGesa

En FactuGesa la anulación y la rectificativa se lanzan desde la ficha de la factura: el programa aplica las comprobaciones anteriores, crea la rectificativa como borrador con los importes ya invertidos en la serie de rectificativas, y al emitirla genera su registro encadenado y lo comunica a la AEAT. La sustitución F3 sigue el mismo principio. Lo tienes resumido en la página de funciones.

Preguntas frecuentes

¿Puedo rectificar una factura rectificativa?

En FactuGesa, no. Si la corrección se quedó corta, emite otra rectificativa parcial sobre la factura original por el importe que falte.

¿Qué pasa con el número de una factura anulada?

Se conserva. La factura anulada sigue en tu histórico con su número y su registro de anulación; la numeración de la serie continúa sin huecos ni reutilizaciones.

¿Puedo anular una factura que ya he cobrado?

Si registraste el cobro como pagado, el programa no permite anularla: o eliminas el cobro (si fue un error de registro) o emites una rectificativa, que es la vía correcta cuando la venta existió.

Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal.