Cómo elegir un programa de facturación VERI*FACTU: 10 preguntas antes de contratar

Buscar «el mejor programa VERI*FACTU» te devuelve listados de marcas y poco criterio. Aquí proponemos otra cosa: diez preguntas concretas que te permiten descartar rápido lo que no cumple y comparar de verdad lo que queda. Sirven tanto si eres autónomo como si gestionas una pyme, y son las mismas que te haría un asesor exigente antes de dejarte firmar.

En una frase

El mejor programa VERI*FACTU para ti es el que cumple la norma de forma verificable, resuelve solo los fallos de envío, no te encierra y encaja con cómo facturas (a mano, desde tu tienda online o en equipo).

Las 10 preguntas

1. ¿Está adaptado a VERI*FACTU y en qué modalidad?

Es la pregunta de descarte. El fabricante debe acreditar el cumplimiento del Reglamento (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024) mediante una declaración responsable: pídela. Pregunta también en qué modalidad trabaja: VERI*FACTU (envía cada registro a la AEAT y tienes menos obligaciones de conservación y verificación) o No VERI*FACTU (no envía, pero debe cumplir requisitos adicionales como firma electrónica y registro de eventos). Si no te lo saben explicar, mala señal.

2. ¿Cómo gestiona el certificado digital?

En la modalidad VERI*FACTU el envío lo realiza el sistema. Pregunta con qué credenciales remite los registros, dónde se guarda el certificado, si te avisa antes de que caduque y cómo se sustituye por uno nuevo sin cortar el servicio.

3. ¿El QR aparece en el PDF desde el momento de la emisión?

La factura debe llevar el código QR tributario y la leyenda que permite verificarla. Pregunta si el QR está en el PDF desde que emites, sin esperar a la respuesta de la AEAT: es lo que tu cliente va a recibir.

4. ¿Qué pasa si falla el envío a la AEAT?

Habrá días en que la AEAT o tu conexión no respondan. Un programa serio deja el registro en cola, lo reintenta automáticamente, te muestra el estado de cada factura (pendiente, aceptada, rechazada) y te permite reintentar a mano si algo queda en rojo. Lo detallamos en qué pasa si falla el envío de una factura a la AEAT.

5. ¿Cómo se anula o rectifica una factura?

Con VERI*FACTU nada se borra. Pregunta cómo se anula una factura (debe quedar un registro de anulación) y cómo se emite una rectificativa encadenada con la original. Si el programa permite «editar» una factura ya emitida, no cumple. Más en cómo anular o rectificar una factura.

6. ¿Puedo ver lo que se ha comunicado a la AEAT?

Deberías poder consultar, por cada factura, si el registro fue aceptado, el justificante de la AEAT y, en caso de rechazo, el código y el mensaje. Y tener un histórico de envíos al que acudir si tu asesor o una comprobación lo piden.

7. ¿Puedo importar mi histórico sin re-emitirlo?

Si vienes de otro programa o de Excel, tus facturas antiguas deben conservarse como histórico de solo lectura, no volver a emitirse (romperías la numeración y la cadena). Pregunta cómo importan clientes, productos y facturas anteriores. Guía completa en cambiar de programa sin perder el histórico.

8. ¿Puedo exportar mis datos e irme sin permanencia?

Tus datos son tuyos. Comprueba que puedes exportar clientes, productos y facturas cuando quieras y que no hay permanencia. Un proveedor que lo pone fácil confía en su producto.

9. ¿Encaja con cómo facturas?

Si vendes online, pregunta por la integración con tu tienda (por ejemplo, un módulo para PrestaShop que emita y comunique las facturas de los pedidos). Si facturáis varias personas, pregunta por usuarios y roles. Si eres autónomo y facturas poco, quizá no necesites nada de eso, y conviene no pagar por ello.

10. ¿El precio es claro y el soporte está en tu idioma?

Pide la lista de planes, qué incluye cada uno y qué pasa si superas el volumen. Y comprueba que el soporte responde en español y en un tiempo razonable: cuando una factura salga rechazada querrás a alguien al otro lado.

Checklist para la demo o la prueba gratuita

Antes de contratar, dedica media hora a comprobar en la propia aplicación:

• Emites una factura de prueba y el PDF sale con QR y leyenda.
• En la ficha de la factura ves el estado del envío a la AEAT.
• Anulas esa factura y queda registrada la anulación, no borrada.
• Emites una rectificativa y aparece enlazada con la original.
• Exportas clientes y facturas y el fichero se abre sin problemas.
• Localizas la declaración responsable del fabricante.

Ten en cuenta que una factura emitida y comunicada a la AEAT es real a todos los efectos y su número no se reutiliza: si la de prueba sobra, anúlala.

Cuándo puede bastarte la aplicación gratuita de la AEAT

Si emites pocas facturas y no necesitas gestión de clientes, plantillas, integraciones ni soporte, la aplicación gratuita de la AEAT cumple VERI*FACTU y puede ser suficiente. Si facturas de forma habitual, quieres automatizar o vender con PrestaShop, un programa privado te aporta gestión que la aplicación no cubre. Comparativa en aplicación de la AEAT vs. programa privado.

Cómo lo hace FactuGesa

FactuGesa responde a las diez preguntas así: modalidad VERI*FACTU con registro inalterable, huella encadenada y QR en cada emisión; certificado de la empresa configurado una sola vez; reintentos automáticos con el estado visible en cada factura; anulaciones y rectificativas encadenadas; importación de histórico en solo lectura; exportación completa y sin permanencia; módulo para PrestaShop y varios usuarios con roles; soporte en español. Los planes y lo que incluye cada uno están en precios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé que un programa cumple de verdad?

Pide la declaración responsable del fabricante y haz la checklist anterior con una factura de prueba. Si algo no cuadra (por ejemplo, puedes editar una factura emitida), consúltalo con tu asesor antes de contratar.

¿Es mejor la modalidad VERI*FACTU o No VERI*FACTU?

Para la mayoría de autónomos y pymes, VERI*FACTU es más simple de operar: el programa envía los registros y tú tienes menos obligaciones de conservación y verificación. La modalidad No VERI*FACTU exige requisitos adicionales al software. Si tienes dudas para tu caso, pregunta a tu asesor.

¿Tengo que decidirlo ya?

Las fechas de referencia son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Antes, la adaptación es voluntaria, pero el cambio de programa lleva tiempo (series, fecha de corte, histórico). Si eres autónomo, lee VERI*FACTU para autónomos; si facturas como sociedad, VERI*FACTU para sociedades y pymes.

Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal.