Qué pasa si falla el envío de una factura a la AEAT con VERI*FACTU

Un error de envío en VERI*FACTU asusta la primera vez: emites la factura, el programa la comunica a la AEAT y, en lugar del "aceptada" esperado, ves un estado en rojo o una espera que no termina. La respuesta corta: la factura sigue siendo válida, el registro no se pierde y casi siempre el propio programa lo resuelve reintentando. Lo que necesitas es distinguir los tipos de fallo y saber qué te toca hacer.

En una frase

El envío a la AEAT es un paso posterior a la emisión: si falla, la factura ya existe con su registro y su QR; lo que queda pendiente es la comunicación, que se reintenta sola o se subsana cuando la AEAT la rechaza.

Primero: la factura ya está emitida

En la modalidad VERI*FACTU, el programa genera el registro de facturación (con su huella encadenada a la anterior) en el momento de emitir y después lo remite a la AEAT. Son dos pasos distintos. Por eso:

• El QR tributario aparece en el PDF desde la emisión, no cuando la AEAT responde. La URL del QR no depende de la respuesta de la Agencia.
• Lo que sí llega después es el CSV (el código seguro de verificación que devuelve la AEAT), que se muestra en la ficha de la factura cuando el registro queda aceptado.
• No debes volver a emitir la factura ni borrarla. El número ya está consumido y el registro ya está encadenado; duplicarlo sería peor que el fallo original.

Si necesitas repasar la base, empieza por qué es VERI*FACTU.

Tipos de error de envío en VERI*FACTU

No todos los fallos son iguales. Conviene separarlos en tres grupos.

Incidencia técnica: la AEAT o la red no responden

Un tiempo de espera agotado, un error del servidor de la AEAT o una caída de conexión. El registro ya está generado y se reenvía tal cual, sin regenerar la huella, marcando en la cabecera que la remisión llega con retraso por incidencia técnica. No tienes que hacer nada.

Rechazo de la AEAT: el contenido no le cuadra

La AEAT recibe el envío pero lo rechaza con un código y un mensaje (por ejemplo, un dato fiscal incoherente). El registro queda como rechazada. Aquí sí hace falta intervención: corriges el dato que señala el mensaje (datos fiscales de tu empresa o del cliente, el certificado) y reenvías. El reenvío sale como subsanación del registro rechazado, encadenado con normalidad. Si lo que estaba mal era el contenido de la propia factura (importes, conceptos), la corrección se hace con una factura rectificativa una vez aceptado el alta; lo explicamos en cómo anular o rectificar una factura.

Error de configuración: no se ha podido ni enviar

Sin certificado digital activo, con el certificado caducado o con datos fuera del perímetro soportado, el programa no llega a enviar y marca el registro en error con un mensaje claro. Reintentar sin arreglar la causa no sirve: sube el certificado renovado o completa el dato que falta y entonces reintenta.

Qué estados verás en la ficha de la factura

• Pendiente / En proceso: encolada o enviándose. Normalmente dura segundos.
• Aceptada: registrada en la AEAT. Verás el CSV. Un "aceptada con errores" (avisos no bloqueantes) también cuenta como aceptada, y el detalle queda guardado.
• Rechazada: la AEAT ha devuelto código y mensaje, que verás en la propia ficha. Botón Reintentar envío disponible.
• Error: fallo previo al envío (certificado, datos) o incidencia técnica. Botón Reintentar envío disponible una vez corregida la causa.

Cuando se agotan los reintentos automáticos, la ficha no muestra un estado nuevo: el registro se queda con la etiqueta Error y sin botón de reintento, y deja de bloquear a las facturas siguientes. Lo mismo ocurre con una Rechazada que un operador haya marcado como definitiva desde la auditoría. Esos casos se revisan y resuelven desde Mi empresa → Auditoría AEAT, donde además tienes el histórico completo de envíos con el detalle de cada comunicación.

Cómo funcionan los reintentos automáticos

Ante una incidencia técnica, el envío se reintenta con esperas crecientes: el primer reintento al minuto, después cada espera se multiplica por cinco, con un tope de 24 horas entre intentos y un máximo de seis reintentos. Si se agotan, el registro se queda en Error sin botón de reintento en la ficha y pasa a gestionarse desde la auditoría AEAT. Los rechazos de la AEAT no se reintentan solos: quedan en Rechazada con el botón disponible para cuando corrijas la causa.

Dos detalles más:

• El orden es estricto. No se envía un registro hasta que el anterior de tu empresa está aceptado. Si una factura queda rechazada y sin subsanar, las siguientes se emiten con normalidad, pero su envío espera. Por eso conviene atender los rechazos pronto.
• Se respeta el ritmo que marca la AEAT. Cada respuesta indica cuánto esperar antes del siguiente envío, y el programa lo cumple. Ver una factura "en proceso" algo más de lo habitual es normal.

Si la AEAT informa de que el registro ya constaba (la respuesta se perdió, pero el envío entró), se trata como aceptado, no como duplicado.

Qué hacer tú: checklist

• No re-emitas ni borres la factura.
• Lee el estado en la ficha: pendiente, rechazada o error.
• Si es pendiente, espera. El reintento es automático.
• Si es rechazada, corrige lo que indica el mensaje y pulsa Reintentar envío.
• Si es error de certificado, sube el certificado renovado y pulsa Reintentar envío.
• Si el estado es Error o Rechazada y no aparece el botón (reintentos agotados), gestiona ese envío desde Mi empresa → Auditoría AEAT.
• Si el rechazo persiste o no entiendes el mensaje, confirma tu caso con tu asesor.

Cómo lo hace FactuGesa

FactuGesa emite la factura con su registro y su QR en el momento, y encola el envío a la AEAT en la misma operación, de modo que una caída de la Agencia nunca impide emitir. Los reintentos son automáticos, el estado de cada envío se ve en la ficha de la factura y en la auditoría, y el botón Reintentar envío reenvía como subsanación cuando la AEAT ha rechazado. Tienes el resumen en la página de funciones. Con PrestaShop ocurre igual: lo contamos en la guía de VERI*FACTU para PrestaShop.

Preguntas frecuentes

¿Puedo entregar la factura al cliente mientras el envío está pendiente?

Sí. La factura está emitida y lleva su QR desde el principio. El CSV se añade a la ficha cuando la AEAT acepta el registro.

¿Tengo que anular una factura rechazada?

No, y de hecho no podrías: solo se anula una factura cuyo alta ya está aceptada. Primero se subsana el envío; después, si el contenido era erróneo, se corrige con una rectificativa.

¿Qué pasa si mi certificado caduca con envíos en cola?

Los envíos quedan en error con un mensaje que lo indica. Al subir el certificado renovado (que sustituye al anterior sin cortar el servicio), reintentas y la cola se reanuda.

Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal.