¿Se puede seguir facturando con Excel o Word con VERI*FACTU?

Respuesta corta: no. Cuando VERI*FACTU te sea exigible, una hoja de Excel, una plantilla de Word o un PDF hecho a mano no cumplen los requisitos que la norma impone al software de facturación. Hasta la fecha que te aplique, la adaptación es voluntaria y puedes seguir facturando como hasta ahora. Pero conviene entender por qué Excel y VERI*FACTU no encajan, qué pasa con las facturas que ya has hecho así y qué alternativas tienes, para decidir con tiempo y no con prisas.

En una frase

Con Excel o Word haces un documento que parece una factura; VERI*FACTU exige un sistema que deje de cada factura un registro inalterable, encadenado y comunicado a la AEAT, y eso una hoja de cálculo no lo hace.

Por qué Excel y VERI*FACTU no encajan

El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, desarrollado por la Orden HAC/1177/2024, no regula el aspecto de la factura, sino el sistema que la produce. Ese sistema debe cumplir requisitos que una herramienta de propósito general no cumple. Comparación, requisito por requisito:

• Inalterabilidad. Programa VERI*FACTU: una vez emitida, la factura no se puede modificar ni borrar; solo anular o rectificar. Excel o Word: cualquier celda o línea se edita sin dejar rastro.
• Encadenamiento por huella. Programa: cada registro incorpora la huella (hash) del anterior, así que no se puede intercalar, eliminar ni cambiar uno sin romper la cadena. Excel: esa cadena no existe.
• Trazabilidad. Programa: queda constancia de qué se emitió, cuándo y qué se envió a la AEAT. Excel: no hay registro de eventos.
• Remisión a la AEAT. Programa (modalidad VERI*FACTU): envía el registro de cada factura en el momento de la emisión. Excel: no envía nada.
• Código QR y leyenda. Programa: el PDF sale con el QR tributario y la leyenda que permite verificarla. Excel: tendrías que generarlos a mano, y no responderían a ningún registro.
• Declaración responsable. Programa: el fabricante acredita el cumplimiento mediante una declaración responsable. Excel o Word: son herramientas genéricas, no un sistema de facturación que su fabricante declare conforme.

El problema no es que Excel haga mal las cuentas. Es que VERI*FACTU pide pruebas de que la factura no se ha tocado, y una hoja de cálculo no puede darlas.

Hasta cuándo puedes seguir así

La obligación de usar sistemas adaptados se sitúa en el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y en el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados (entre ellos, los autónomos en IRPF). El período anterior se considera de adaptación voluntaria. Hay excepciones, como la de quienes ya están en el SII, así que confirma tu fecha con tu asesor.

Que sea voluntario hasta entonces no significa que convenga apurar. Cambiar de herramienta implica decidir series, fecha de corte y qué hacer con el histórico, y es mejor hacerlo sin prisas.

Qué pasa con las facturas que ya hiciste en Excel

Se conservan. No se vuelven a emitir en el nuevo programa, porque generarías números duplicados y una cadena VERI*FACTU incoherente. Lo correcto es:

1. Guardar el Excel y los PDF emitidos como archivo consultable.
2. Cargar, si el programa lo permite, esas facturas como histórico de solo lectura, para tenerlo todo en un sitio.
3. Arrancar la numeración nueva donde toca: misma serie y siguiente número, o una serie nueva a partir de la fecha de corte.

Lo explicamos paso a paso en cambiar de programa de facturación sin perder el histórico.

Qué alternativas tienes

La aplicación gratuita de la AEAT

La AEAT ofrece una aplicación gratuita para emitir facturas con VERI*FACTU, pensada sobre todo para quien tiene un volumen reducido y no necesita gestión de clientes, plantillas ni integraciones. Si haces pocas facturas al año, puede bastarte. Comparamos ambas opciones en aplicación de la AEAT vs. programa privado.

Un programa de facturación adaptado

Si facturas de forma habitual, un programa te da lo que Excel te daba (rapidez, tus clientes y conceptos a mano) más lo que exige la norma (registro, QR, envío, reintentos). Antes de contratar, repasa cómo elegir un programa VERI*FACTU.

Qué cambia en la práctica para quien viene de Excel

• Numeración automática por series. Dejas de llevar el contador a mano.
• Ya no se sobrescribe. Si te equivocas en una factura emitida, la anulas o emites una rectificativa encadenada con la original; no la editas. Más en cómo anular o rectificar una factura.
• El PDF lleva QR y leyenda, y la factura se comunica a la AEAT sola.
• Si el envío falla, no tienes que hacer nada raro: queda en cola y se reintenta.

Lo que puedes seguir haciendo en Excel

VERI*FACTU se refiere a las facturas. Para lo que no es una factura (presupuestos, control de cobros, previsión de tesorería, análisis de ventas) puedes seguir usando la hoja de cálculo, y de hecho un buen programa te exporta los datos para que lo hagas.

Cómo lo hace FactuGesa

FactuGesa está pensado para quien no quiere aprender un ERP: clientes, series y facturas, y por debajo el registro inalterable, la huella encadenada, el QR y la comunicación con la AEAT en cada emisión. Importa tus clientes y productos y conserva tus facturas anteriores como histórico de solo lectura. Míralo en la página del programa de facturación para autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer la factura en Word y «registrarla» después en un programa?

No es la lógica de la norma. El registro lo genera el propio sistema que emite la factura, en el momento de emitirla, y de ahí salen la huella, el QR y el envío. Un documento hecho fuera y transcrito después no encaja en ese esquema.

¿Excel sigue valiendo hasta mi fecha de 2027?

Hasta la fecha que te aplique, la adaptación es voluntaria. Ten en cuenta, eso sí, que el cambio de herramienta lleva su tiempo y que cuanto antes empieces, más limpio queda el corte.

¿Y si solo hago dos o tres facturas al año?

Sigues obligado a usar un sistema adaptado cuando te toque, pero quizá te baste la aplicación gratuita de la AEAT. Si quieres entender primero la norma, empieza por qué es VERI*FACTU.

Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal.