VERI*FACTU para sociedades y pymes: obligaciones, fechas y cómo prepararse

Si tu negocio es una sociedad (SL, SA o similar) o una pyme en la que factura más de una persona, VERI*FACTU te afecta y, además, te afecta antes que a la mayoría de autónomos: para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades la fecha de referencia es el 1 de enero de 2027. Esta guía de VERI*FACTU para empresas resume qué exige la norma, qué cambia en el día a día de un equipo que factura y qué conviene dejar resuelto con tiempo.

En una frase

Para una sociedad, VERI*FACTU significa que desde el 1 de enero de 2027 su programa de facturación debe generar por cada factura un registro inalterable, encadenado y comunicado a la AEAT; la dificultad no está en la norma, sino en que todo el equipo facture con la misma herramienta adaptada.

Qué exige VERI*FACTU a una empresa

La obligación nace de la Ley 11/2021 (ley antifraude) y se concreta en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, desarrollado por la Orden HAC/1177/2024. Lo que regula no es el contenido de tus facturas, sino el software con el que las emites. Ese software debe garantizar:

• Integridad e inalterabilidad de cada registro de facturación.
• Encadenamiento por huella (hash): cada registro incorpora la huella del anterior, de modo que no se puede insertar, borrar ni modificar uno sin que se note.
• Trazabilidad y conservación de los registros.
• Remisión a la AEAT, en la modalidad VERI*FACTU.

El fabricante lo acredita mediante una declaración responsable; tu obligación como empresa es facturar con un sistema adaptado.

Hay dos formas de cumplir. En la modalidad VERI*FACTU el programa envía cada registro a la AEAT en el momento de la emisión y, a cambio, tienes menos obligaciones de conservación y verificación. En la modalidad No VERI*FACTU el programa no envía nada, pero debe cumplir requisitos adicionales (firma electrónica y registro de eventos, entre otros).

Fechas: por qué a las sociedades les toca antes

Según la normativa vigente, la obligación de usar sistemas adaptados se sitúa en:

• 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, entre ellos los autónomos en IRPF.

El criterio no es el tamaño, sino el impuesto por el que tributas: una SL con un solo socio entra en la primera fecha; un autónomo con varios empleados, en la segunda. El período anterior a tu fecha se considera de adaptación voluntaria.

¿Y si mi empresa está en el SII?

La norma contempla excepciones, y la más citada es la de quienes ya están en el SII. Si es tu caso, confírmalo con tu asesor antes de decidir nada. (En general, confirma siempre la fecha que te aplica, porque el calendario puede ajustarse.)

Qué cambia en el día a día de una pyme

Poco, si ya usas un programa adaptado; bastante, si facturas con varias herramientas, plantillas o Excel. A partir de tu fecha:

• Sigues creando las facturas igual: cliente, conceptos, IVA, IRPF, series. El registro, la huella y el código QR los genera el programa por debajo.
• Cada factura se comunica a la AEAT en el momento de emitirla. En el PDF aparece el QR y una leyenda que permite verificarla.
• Nada se borra. Una factura emitida es real a todos los efectos y su número no se reutiliza. Si te equivocas, la anulas o emites una rectificativa encadenada con la original. Lo explicamos en cómo anular o rectificar una factura.
• Toda persona que facture debe hacerlo en el mismo sistema. Una factura hecha en Word «para salir del paso» queda fuera de la cadena y no cumple la norma.
• Los envíos fallidos no se pierden: un programa bien hecho los deja en cola, los reintenta y te muestra el estado (pendiente, aceptada, rechazada). Más detalle en qué pasa si falla el envío a la AEAT.

En cuanto al certificado digital: en la modalidad VERI*FACTU el envío lo realiza el sistema de facturación. En FactuGesa se hace con el certificado digital de tu empresa (fichero .p12 o .pfx, el mismo que usas en la Sede Electrónica), que se configura una sola vez.

Checklist para prepararte

1. Confirma tu fecha. Sociedad: 1 de enero de 2027. Duda o régimen especial: pregunta a tu asesor.
2. Haz inventario de dónde se factura hoy: programa, hoja de cálculo, tienda online, plantillas por departamento. Todo eso tiene que converger en un sistema adaptado.
3. Elige el programa con criterio. Te damos 10 preguntas para elegir un programa VERI*FACTU.
4. Localiza el certificado digital de la empresa y su contraseña, comprueba que esté vigente y decide quién lo custodia.
5. Decide la fecha de corte, las series y el siguiente número de cada una, para que la numeración continúe sin saltos.
6. Conserva el histórico de facturas anteriores como archivo de solo lectura, sin re-emitirlo. Cómo hacerlo, en cambiar de programa sin perder el histórico.
7. Define quién puede emitir, anular y rectificar, y da a cada persona el acceso que necesita.
8. Emite una factura de prueba real y revisa el QR del PDF y el estado del envío. Recuerda que, una vez comunicada, es una factura real: si sobra, se anula.
9. Avisa a tu gestoría de la fecha de cambio.

Cómo lo hace FactuGesa

FactuGesa funciona en modalidad VERI*FACTU: cada factura genera su registro inalterable con huella encadenada y QR, y se comunica a la AEAT sin pasos adicionales. Permite dar acceso a varios usuarios con roles, conecta con PrestaShop si vendes online y conserva tus facturas anteriores como histórico de solo lectura. Lo tienes descrito en la página del programa de facturación para pymes.

Preguntas frecuentes

¿Una SL pequeña también entra el 1 de enero de 2027?

Sí, si tributa por el Impuesto sobre Sociedades. El criterio es el impuesto, no el tamaño ni la facturación. Confirma tu caso con tu asesor, sobre todo si tienes alguna particularidad como el SII.

¿Necesita la empresa un certificado digital?

En FactuGesa, sí: el envío a la AEAT se realiza con el certificado digital de la empresa, que subes una vez en la configuración. Si tu proveedor sigue otro modelo, pregúntale con qué credenciales remite los registros.

¿Qué pasa con las facturas anteriores a la fecha?

Se conservan como histórico. No se vuelven a emitir en el nuevo programa, porque generarías duplicados y una cadena incoherente. Para empezar por la base, lee qué es VERI*FACTU; si vienes de facturar como autónomo, VERI*FACTU para autónomos.

Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal.